Le greffier doit tenir un registre de l'occupation du domaine public dans la forme indiquée dans le modèle joint au présent règlement comme annexe « C ». Ce registre indique dans des sections séparées les autorisations accordées par permis et par résolution. Il précise les immeubles qui sont visés et les personnes ou les immeubles en faveur desquels les autorisations ont été accordées.
Le greffier a la garde d'une copie originale de toute autorisation d'occupation du domaine public dans un dossier constitué à cet effet et en dispose conformément à la Loi sur les archives.
Le registre de l'occupation du domaine public et les dossiers d'autorisation d'occupation du domaine public sont des documents qui peuvent être consultés conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels.